Безопасность

Важно, чтобы в офисах соблюдались правила физической и информационной безопасности.

Обеспечение физической и информационной безопасности

• Если в здании есть пропускная система или ограничение по времени пребывания в нем, нужно выбирать условия размещения, которые не препятствуют деятельности сотрудников и бизнес-процессам компании.
• В офисе должно быть ограничено свободное пребывание посторонних лиц в рабочее и/или нерабочее время, организованное средствами пропускной системы здания и/или СКУД. Во время отсутствия сотрудников помещение необходимо запирать на ключ, ключ сдавать на пост охраны, если он есть. Порядок доступа в помещение подробно описан в документе.
• С охранной организацией, имеющей лицензию на осуществление охранной деятельности, необходимо заключать договор на охрану всех помещений офиса, а также на выезд группы быстрого реагирования, если срабатывает тревожная сигнализация. В каждом офисе необходимо установить стационарные тревожные кнопки на стене в общедоступном месте из расчета одна тревожная кнопка на этаж. Кроме этого, каждый офис необходимо обеспечить мобильными тревожными кнопками (брелоками), в количестве не менее двух штук.
• Имущество офиса по решению ответственного руководителя может быть застраховано.
• Для обеспечения безопасности сотрудников и посетителей в офисе должно быть организовано видеонаблюдение, согласно Положению о системе охранного телевидения.
• Все офисы необходимо оборудовать сейфом или металлическим запирающимся шкафом для хранения документов, которые содержат информацию ограниченного доступа, ключевых носителей, ключей, печатей и других ценностей.
• Во всех офисах нужно размещать шредеры для уничтожения информации на бумажных носителях.
• Сотрудники офиса должны организовывать свою работу так, чтобы исключить доступ посторонних лиц к рабочим местам и оборудованию компании для посторонних лиц.
• При отсутствии сотрудника нужно блокировать доступ к рабочему месту и устройствам.
• На ноутбуках руководителей, начиная с руководителя группы, и всех выездных сотрудников необходимо применять средства полного шифрования диска (такие как BitLocker) в соответствии с принятыми в компании принципами.
• На прозрачные двери, перегородки и окна рекомендуем устанавливать жалюзи или шторы.

Обеспечение пожарной безопасности

В офисе должна быть действующая пожарная сигнализация и система пожаротушения (если предусмотрена проектом), которые находятся на обслуживании у лицензированной организации. Желательно, чтобы у арендодателя или управляющей компании была декларация по пожарной безопасности.

Бэк-офис должен соответствовать нормам пожарной безопасности и правилам эвакуации. В офисе обязательно присутствуют:

• Таблички о категории по взрывопожарной и пожарной опасности на дверях помещений производственного и складского назначения — серверные, электрощитовые, склады, а также противопожарные двери соответствующего класса.
• Планы эвакуации людей при пожаре и/или аварии. Должны быть актуальными (соответствовать текущей планировке), недалеко от каждого эвакуационного выхода с этажа или блока на стене на уровне глаз.
• Открытые, незахламленные, эксплуатируемые пути эвакуации: незадымляемые лестницы из расчета не менее двух при численности более 100 человек на этаже. Для отделки путей эвакуации необходимо применять отделочные материалы с классом пожарной опасности не ниже КМ1.
• Исправные первичные средства пожаротушения. Например, огнетушители, пожарные щиты.
• Аптечка для оказания первой помощи сотрудникам и посетителям в доступных и видимых местах.

Запрещено

• Курить вне выделенных мест для курения или недостаточно далеко от зданий, что нарушает Федеральный закон «Об охране здоровья граждан от воздействия окружающего табачного дыма, последствий потребления табака или потребления никотинсодержащей продукции» от 23.02.2013 N 15-ФЗ.
• Устанавливать глухие решетки на окнах и приямках у окон подвалов, которые являются аварийными выходами. За исключением случаев, предусмотренных в нормативных правовых актах РФ и документах по пожарной безопасности.
• Снимать предусмотренные проектной документацией двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, тамбуров и лестничных клеток, другие двери, препятствующие распространению опасных факторов пожара на путях эвакуации.
• Менять объемно-планировочные решения и размещение инженерных коммуникаций и оборудования, если в результате будет ограничен доступ к огнетушителям, пожарным кранам и другим системам обеспечения пожарной безопасности или будет уменьшена зона действия автоматических систем противопожарной защиты.
• Размещать мебель, оборудование и другие предметы на путях эвакуации, у дверей эвакуационных выходов, в переходах между секциями и местах выходов на наружные эвакуационные лестницы, кровлю, покрытие.
• Оборудовать на лестничных клетках кладовые и другие подсобные помещения, хранить под лестничными маршами и на лестничных площадках вещи, мебель и другие горючие материалы.
• Запирать и вешать замки на двери эвакуационных выходов.
• Изменять направление открывания дверей.