Безопасность

Важно, чтобы в офисах обслуживания соблюдались правила физической и информационной безопасности.

Обеспечение физической и информационной безопасности

• Если в здании есть пропускная система или ограничение по времени пребывания в нем, нужно выбирать условия размещения, которые не препятствуют деятельности сотрудников и бизнес-процессам компании.
• В офисе должно быть ограничено свободное пребывание посторонних лиц в рабочее и/или нерабочее время, организованное средствами пропускной системы здания и/или СКУД. На время отсутствия работников помещение должно запираться на ключ, ключ — сдаваться на пост охраны (при его наличии). Порядок доступа в помещение подробно описан в документе.
• С охранной организацией, имеющей лицензию на осуществление охранной деятельности, должен быть заключен договор на охрану всех помещений офиса, а также на выезд группы быстрого реагирования, при сработке тревожной сигнализации. В каждом офисе должны быть установлены стационарные тревожные кнопки на рабочих местах офис-менеджеров, а также на стене в коридоре (в общедоступном месте) из расчета одна тревожная кнопка на этаж. Кроме этого, каждый офис должен быть оснащен мобильными тревожными кнопками (брелоками), в количестве не менее двух штук. При наличии клиентской зоны, в ней обязательно должны быть установлены стационарные тревожные кнопки на рабочих местах сотрудников (под столешницей), из расчета один тревожный извещатель на два рабочих места.
• Имущество офиса по решению ответственного руководителя может быть застраховано.
• Для обеспечения безопасности сотрудников и посетителей, в офисе должно быть организовано видеонаблюдение, согласно Положению о системе охранного телевидения.
• Все офисы оборудуются сейфом или металлическим запирающимся шкафом для хранения документов, которые содержат информацию ограниченного доступа, ключевых носителей, ключей, печатей и других ценностей.
• Во всех офисах должны быть размещены шредеры для уничтожения информации на бумажных носителях.
• Сотрудники офиса должны организовывать свою работу так, чтобы исключить доступ посторонних лиц к рабочим местам и оборудованию компании для посторонних лиц.
• Сервисы клиенту демонстрирует только специалист Контура на выделенном ноутбуке, чтобы исключить несанкционированный доступ к другим ресурсам.
• При отсутствии сотрудника нужно блокировать доступ к рабочему месту и устройствам.
• На ноутбуках руководителей, начиная с руководителя группы, и всех выездных сотрудников должны применяться средства полного шифрования диска (такие как BitLocker) в соответствии с принятыми в компании принципами.
• На прозрачные двери, перегородки и окна рекомендуется устанавливать жалюзи или шторы.

Обеспечение безопасности жизнедеятельности

В офисе должна быть действующая пожарная сигнализация и система пожаротушения (если предусмотрена проектом), которые находятся на обслуживании у лицензированной организации. Желательно, чтобы у арендодателя или управляющей компании была декларация по пожарной безопасности.

Офис обслуживания должен соответствовать нормам пожарной безопасности и правилам эвакуации. В офисе обязательно присутствуют:

• Таблички о категории по взрывопожарной и пожарной опасности на дверях помещений производственного и складского назначения — серверные, электрощитовые, склады, а также противопожарные двери соответствующего класса.
• Планы эвакуации людей при пожаре на этаже или в блоке. Не менее одного на каждый эвакуационный выход.
• Исправные первичные средства пожаротушения. Например, огнетушители, пожарные щиты.
• Аптечка для оказания первой помощи сотрудникам и посетителям в доступных и видимых местах.

Запрещено

• Устанавливать глухие решетки на окнах и приямках у окон подвалов, которые являются аварийными выходами. За исключением случаев, предусмотренных в нормативных правовых актах РФ и документах по пожарной безопасности.
• Снимать предусмотренные проектной документацией двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, тамбуров и лестничных клеток, другие двери, препятствующие распространению опасных факторов пожара на путях эвакуации.
• Менять объемно-планировочных решения и размещение инженерных коммуникаций и оборудования, если в результате ограничивается доступ к огнетушителям, пожарным кранам и другим системам обеспечения пожарной безопасности или уменьшается зона действия автоматических систем противопожарной защиты.
• Размещать мебель, оборудование и другие предметы на путях эвакуации, у дверей эвакуационных выходов, в переходах между секциями и местах выходов на наружные эвакуационные лестницы, кровлю, покрытие.
• Оборудовать на лестничных клетках кладовые и другие подсобные помещения, хранить под лестничными маршами и на лестничных площадках вещи, мебель и другие горючие материалы.
• Запирать и вешать замки на двери эвакуационных выходов.
• Изменять направление открывания дверей.