Подпись в письмах

Рекомендации разработаны для тех, кто ведет переписку с внешними адресатами — клиентами, подрядчиками и партнерами. А также для внутреннего использования при общении с коллегами.

Принципы хорошей подписи

• Оформляйте подпись максимально коротко.
• Добавляйте в подпись только необходимое: имя и должность, а также адрес сайта компании.
• Используйте простые стили текста — без выделения жирным, курсивом, подчеркиванием или цветом.
• Хорошая практика использовать разные подписи для внутренних и внешних коммуникаций.

Не добавляйте в подпись

• Номер телефона. Исключение — если он нужен для рабочих коммуникаций.
• Адрес электронной почты, с которого отправляете письмо.
• Адрес офиса. Указывайте адрес в теле письма, если собеседник собирается приехать в офис.
• Изображения: логотипы, иконки, баннеры, фотографии.
• Вежливые штампы: «Заранее спасибо», «Успехов Вам и Вашему бизнесу», «Готов ответить на вопросы». Они рассылаются массово и никакого «уважения» или вежливости не добавляют.

Примеры

Обычная подпись

Подходит для большинства сотрудников компании. Подпись можно использовать как для внутренней, так и для внешней переписки. Если получателю нужно прийти в офис или связаться по телефону, контакты можно указать в тексте письма.

Подробная подпись

Подробная подпись подходит для сотрудников всех подразделений, за исключением тех, кто работают с клиентами. Кроме того, такая подпись подходит сотрудникам, которым важно, чтобы человек за пределами компании мог связаться с ними любым доступным способом. Например, PR-службе и HR-менеджерам.

Подпись для тех, кто работает с клиентами

Этот вариант подписи подходит для менеджера по продажам, продлению и сопровождению. В Контуре есть правила и ограничения по способам и каналам коммуникаций с клиентами, они описаны в «Технологии взаимодействия с клиентом».

Сокращенная подпись

Подходит для менее формальной переписки с коллегами.

Наноподпись

Для самых скромных сотрудников.

Как добавить подпись