Деловые события в офлайне

Контур участвует в деловых мероприятиях — выставках, конференциях, форумах. Это помогает решать коммерческие и PR-задачи: выводить продукты на новые рынки, формировать лояльность аудитории и достигать финансовых целей. А еще Контур проводит собственные мероприятия для действующих и потенциальных клиентов: конференции, бизнес-завтраки, семинары, форумы и роуд-шоу.

Общие требования к локации

Площадка должна отражать технологичность и современный образ компании. Собственные мероприятия возможны в офисах Контура, если площадь и формат соответствуют бренд-платформе. Альтернативный вариант — аренда конференц-зала в бизнес-центре или премиум-отеле.

Экстерьер и окружающая среда

Выбирайте здание с презентабельной отделкой и входной группой, а также чистой прилегающей территорией. Важны парковка и транспортная доступность — метро или остановки общественного транспорта рядом с локацией. Внешний вид площадки должен соответствовать аудитории мероприятия.

Hyatt Regency Екатеринбург

Дворец культуры

Интерьер и внутреннее оснащение

Помните, при организации мероприятия создаем пространство для комфортного общения с клиентом. Каждый элемент локации должен правильно формировать образ компании. Выбирайте помещение с современным интерьером — площадка должна соответствовать бизнес-контексту мероприятия. Избегайте яркого декора и устаревшего дизайна. В помещении и местах для общего пользования — чистота и порядок в течение дня. Все ремонтные работы должны быть завершены.

Hyatt Regency Екатеринбург

Зал в доме культуры

Кибердом Москва

Столовая №6

РБК Центр событий Москва

Архаичный интерьер

Убедитесь, что экран для трансляции материалов видно с любого посадочного места, а сами сиденья комфортные. Если декор сцены мешает обзору, лучше сократить количество мест или перенести их в зону видимости. Также предусмотрите свободные проходы для тех, кто опаздывает. Помимо деловой части, важно организовать зону регистрации, консультаций и пространство для кофе-брейков. Важный момент — техника безопасности. Площадка должна соответствовать требованиям для проведения массовых мероприятий.

Организация пространства стенда

В зависимости от типа мероприятия Контур использует различный формат представленности:

1. Cобственное мобильное оборудование,
2. Брендированное оборудование в аренду,
3. Индивидуальные стенды, разработанные дизайнером.

Во всех случаях используйте актуальные логотипы и придерживайтесь брендбука. Это поможет качественно организовать зону для работы спикеров и менеджеров с участниками события.

На офлайн-мероприятиях стенд Контура включает:

• оборудование, создающее фон: индивидуальный стенд, готовый тканевый стенд или тканевый ролл-ап. Выбор зависит от бюджета и размера площадки.
• оборудование для работы менеджера или спикера:
  мобильная стойка ресепшн, тумба с ноутбуком.
• техническое оснащение:
  доступ к электричеству, пилоты, комплектующие для коммутации.

Дополнительно в выставочной зоне можно разместить ТВ и ноутбук для демонстрации видеоматериалов. При необходимости — добавить навигационные указатели. На стенде в зоне видимости клиентов запрещено размещать коробки, упаковочные материалы, личные вещи. Если в выставочном пространстве Контура не предусмотрена переговорная зона с посадочными местами для клиентов, менеджеры работают стоя.

Для типового мероприятия все разработанные материалы проходят согласование с дизайнером продукта, уникальная разработка дополнительно проходит через дизайнера мероприятий.

Стандартная застройка

Такой формат подходит как для участия во внешнем мероприятии, так и для организации собственного.

При участии во внешнем мероприятии оформляйте арендованный участок своим оборудованием либо привлекайте к разработке дизайнера и архитектора. Избегайте устаревшей типовой застройки от площадки. Часто она выглядит менее презентабельно, ее сложнее брендировать и модернизировать.

Исключение — когда на внешней площадке все участники обязаны использовать современные типовые конструкции, разработанные организатором. В таких случаях площадка предоставляет список возможностей для брендирования. Важно следовать брендбуку и привлекать к разработке дизайнера.

Собственная застройка на внешнем мероприятии с использованием оборудования Контура. Такой подход позволяет выделиться среди конкурентов.

Стандартная застройка на внешней площадке без возможности корректного использования оборудования Контура. Тип конструкции не позволяет качественно забрендировать стенд. В итоге вид локации не соответствует брендбуку компании.

Виды зонирования

На собственном мероприятии застройка зависит от формата события, его целей
и площадки. Стандартный вариант предполагает три зоны: регистрация, зона спикеров и менеджеров. Можно использовать одну или комбинировать несколько зон. При выборе учитывайте возможности оснащения выставочных локаций.

Регистрация участников

Размещается на площадке события, сочетая фон и рабочую зону. В зависимости от масштаба мероприятия зона регистрации может быть большой или компактной.

Большая зона

Фон — тканевый стенд.
Рабочая зона — стол со стрейчевым чехлом.

Компактная зона

Фон — тканевый ролл-ап.
Рабочая зона — тканевая стойка ресепшн.

Зона экспертов

Эта зона создает пространство для общения спикера с участниками мероприятия, позволяет менеджерам демонстрировать материалы и презентовать продукты.

Оформление может включать:

• стойку ресепшн,
• ноутбук или планшет менеджера,
• тачскрин-панель для демонстрации возможностей продукта,
• место для хранения и показа продуктовых материалов.

Фоновая конструкция обязательна как для компактных, так и для больших зон.
Если на мероприятии работают и спикер, и менеджеры, расположите зоны так, чтобы они не перекрывали друг друга, и внимание к ним распределялось равномерно.

Большая зона

Фон — тканевый стенд.
Рабочая зона — две стойки ресепшн.

Компактная зона

Фон — тканевый ролл-ап.
Рабочая зона — стойка ресепшн.

Нестандартная застройка

Индивидуальную застройку можно использовать и на внешнем, и на собственном мероприятии. Важно заранее заложить бюджет и время на разработку концепции. Не стоит внедрять креативные идеи в стандартную застройку Контура — такой стенд будет выглядеть перегружено. Макеты и дополнительные элементы застройки должны проходить согласование с дизайнером мероприятий.

Застройка соответствует концепции, разработанной дизайнером. Элементы гармонично сочетаются между собой и соответствуют стилю Контура. Пространство отражает идею — создавать лучшую экосистему для бизнеса в России.

Концепция и цветовая гамма стенда не соответствуют фирменному стилю Контура. Логотипы используются некорректно. На полу под стендом — паки с водой, освещение слабое. Общая картина выглядит неопрятно.

Дополнительные атрибуты стенда

Дополнительное оборудование должно соответствовать образу компании и бренд-платформе. Для демонстрации возможностей сервиса и проведения интерактивов используйте сенсорные экраны или другую digital-технику.

Если промостойка не оснащена полкой, используйте буклетницу для размещения полиграфии. Для бейджей, подарочных наборов, лототрона и других материалов используйте стол с черным стрейчевым чехлом.

Если стандартное выставочное оборудование не закрывает всех задач, дополните пространство:

• организуйте переговорную зону с современной мебелью и журнальным столом,
• лаундж-зону с креслами и кофе-точкой.

Любые дополнительные элементы выставочной зоны, включая технические детали, должны быть в цветовой гамме основного оборудования. Не используйте в застройке стенда скатерти, искусственные цветы, воздушные шары, флаги или цветную неоновую подсветку. Исключение — создание индивидуальной концепции застройки или фотозоны, разработанной дизайнером и согласованной дизайнером мероприятия.

Зона демонстрации продукта оборудована техникой без лишних отвлекающих деталей. Клиент может самостоятельно изучить функции продукта и получить дополнительную информацию из листовки. Пространство отвечает своим целям и остается функциональным для клиента.

В оформлении стенда присутствуют детали, не соответствующие бизнес-контексту. Дополнительные составляющие должны отвечать целям участия в мероприятии, а не просто быть развлекательным элементом.