Сортировка

Описание этапа

Сортировка — это процесс определения дальнейших действий по гипотезе.

В результате этого этапа команда отвечает на вопросы:

• Соответствует ли гипотеза продуктовой стратегии
• Необходимо ли сейчас какая работа над гипотезой
• Какая именно работа над гипотезой необходима
• Какими ресурсами или в какой процесс должна пойти гипотеза.

В случае если гипотеза не соответствует какому-то требованию/критерию, она отправляется в архив.
В общем случае это сводится к ответу на вопрос: «Что нам нужно сделать с гипотезой? Может ли она принести результат, соответствующий стратегии продукта?» 

Не путать с приоритезация идей!

Приоритезация отвечает на вопрос: какая из отобранных гипотез принесёт больше ценности на вложенные ресурсы.
А сортировка на «Что нам нужно сделать с гипотезой? Может ли она принести результат, соответствующий стратегии продукта?» 

Настройка процесса

Сортировка должна быть выстроена как непрерывный процесс, чтобы своевременно реагировать на поступающие гипотезы и сигналы рынка.

Для построения сортировки следует выполнить следующие шаги:

1. Определить ответственного за сортировку гипотез. 
2. Кто, помимо ответственного, участвует в сортировке.
3. Выделение направлений сортировки, что может происходит с входящими в команду гипотезами. 
4. Регулярность сортировки гипотез
5. Фиксация правил. В правилах обязательно должно быть отражено:
   1. Проверка соответствия гипотезы продуктовой стратегии продукта.
   2. Могут быть оговорены источники идей к рассмотрению: из каких берем, а из каких нет.
   3. Условия при которых гипотеза попадает на тот или иной этап доставки ценности.
   4. Определиться с методом первичной оценки гипотезы
6. Правила уведомления стейкхолдеров о результатах сортировки.

Что на входе

В этап сортировки могут попадать гипотезы с любого другого этапа. Так как новые гипотезы могут возникнуть в любой момент деятельности. Важно, чтобы при этом входящая гипотеза содержала ключевую информацию:

• Описание гипотезы. Гипотеза может быть в форме запроса, пожелание по продукту, проблемы или потребности, инцидента.
• Источник гипотезы.
• Предположение о влиянии на цель продукта.
• Желаемый и необходимый срок готовности решения гипотезы/проблемы с пояснением — на базе верхнеуровневого роадмапа и целей продукта.
• Артефакты из других этапов.

Содержание этапа

Сортировка — это процесс определения дальнейших действий по гипотезе и она должна обеспечивать высокую пропускную способность, либо должна устанавливать ограничения на вход. Чтобы гипотезы не застаивались без принятия решения. Так как на данном этапе присутствует максимальная неопределённость по гипотезе, а как следствие могут быть высокие риски и большие возможности.

В целом потери от того, что незначимая гипотеза пройдёт дальше — не велики. Так как в большинстве случаев дальше по цепочке доставки ценности есть другие этапы более с глубокой проработкой.

Процесс сортировки может включать в себя этап преданалитики, но в той мере, в которой его достаточно для принятия решения этапа.

Как итог процесс сортировки состоит из следующих шагов:

1. Проверка соответствия гипотезы продуктовой стратегии.
   1. Опционально: проведение преданалитики.
2. Проведение сортировки по заданным правилам.
3. Передача результатов сортировки дальше по процессу, согласно требованиям этого процесса.
4. Информирование стейкхолдера-источника  о результатах сортировки.

Важно что входе сортировки, задача может так же быть объединена с другой, закрыта по причине дубля, закрыта по причине уже реализована в продукте.

Результат этапа

1. Результат сортировки: понимание, идёт ли гипотеза в работу и в какой этап/процесс/команду.
2. Гипотеза или задача, соответствующая входным условиям соответствующего этапа/процесса. Но как минимум:
   1. Дальнейший действия с гипотезой.
   2. Описание задачи или запроса для бэклога.
   3. Обоснование, почему ее нужно дальше пустить по конвейеру (= оценка по критериям и правилам, на какую цель работает, какую проблему решает), мотивация.
      1. Цель или направление, к которому отнесли.
      2. Гипотеза о том, на какую метрику влияет.
   4. Первичная оценка гипотезы помогает определить их приоритетность для следующего этапа. Оценка может быть универсальной или адаптированной под требования следующего шага. Методологии для оценки представлены ниже.
   5. Результаты преданалитики, если она была. Например, ссылка на законопроект, описание целевой аудитории и оценка емкости, оценка рисков и возможностей.
      1. Открытые вопросы на дальнейший анализ.
      2. Риски, возможности.
      3. Связи и влияние на другие гипотезы.
   6. Дедлайн или сроки с оценкой снижения ценности со временем.
   7. Другая информация полученная на входе.
3. Информация для стейкхолдеров, что с гипотезой: пошла дальше в работу или отклонена и почему.

Индикаторы качества

Качество входящих гипотез

• Большая часть идей приходит без каких-то артефактов, только предположения на словах
• Гипотезы повторяются, несмотря на их анализ и отклонение.
• Приходит много повторяющихся гипотез, но не потому, что их разные источники приносят, а потому, что продолжают одно и то же приносить, несмотря на то, что они уже были рассмотрены и отклонены.
• В большей части поступающие идеи идут из одного источника
• Гипотезы на входе не соответствуют DoR (определение готовности).
• Идеи, попадая в бэклог, возвращаются, так как их не планируют реализовывать или они плохо проработаны

Рекомендации:

• Проговорить с командой стратегию продукта, исключить плохое понимание того куда движется продукт. 

Эффективность сортировки

• Процесс сортировки занимает слишком много времени, что замедляет общий темп работы над продуктом.
• Бэклоги переполнены идеями, многие из которых остаются без внимания долгое время.
• Все идеи берутся в работ
• Большая часть идей отправляется в архив без рассмотрения.
• «Все гипотезы воспринимаются как задачи. Ищем ответ не «надо ли делать?», а «как сделать?»

Рекомендации:

• Пересмотреть процесс сортировки как в сторону снижения требований к задачам, так и в сторону более детальной проработки, в зависимости от того насколько быстро проходит этап и насколько качественные задачи на выходе. 

Прозрачность процесса

• Участники процесса не знают, почему та или иная гипотеза была принята или отклонена.
• Нет единого понимания, как происходит распределение гипотез по бэклогам.
• Стейкхолдеры выражают недовольство процессом сортировки
• Стейкхолдеры теряют интерес к предложению гипотеза, так как не видят реакции на свои предложения.

Рекомендации: 

• Настроить инструменты обратной связи: устные, письменные, через инструменты.
• Зафиксировать «правила игры» в доступном стейкхолдерам и команде месте.

Несогласованность в команде

• Регулярные конфликты между членами команды по поводу того, что делать с гипотезой.
• Команде трудно определить, какие гипотезы следует брать в работу, а какие отправлять в архив.

Рекомендации

• Проговорить с командой стратегию продукта, исключить плохое понимание того куда движется продукт. 

Качество гипотезы на выходе

• Отсутствуют или неполные артефакты для архивированных гипотез
• Невозможно вернуться к ранее отвергнутым гипотезам и пересмотреть их актуальность.

Рекомендации

• Сформировать/актуализировать требования к задачам на выходе, также известные как Definition of Done (DoD). 
  • Согласовать требования со стейкхолдерами этапа и продукта.
• Добавить механизмы валидации гипотез перед закрытием.
  Например, настроить workflow в таск-трекере или «двойную проверку» с помощью коллег.

Инструменты для работы

• Методологии классификации гипотез, для первичной оценки: 
  • Матрица Эйзенхауэра — разделение гипотез и задач на четыре категории по степени важности и срочности.
  • Плюс, минус, интересно — анализ положительных, отрицательных и интересных аспектов гипотез.
  • Метод FAN.
  • MoSCoW — приоритизация гипотез и задач по категориям must, should, could, would.
  • КАНО
• Регулярные встречи центра управления продуктом (ЦУП) / оперштаба / стейкхолдеров.
• Инструменты работы с задачами: Excel, Jira, Trello, YouTrack и пр. таск-трекеры.
  • Для определения различных беклогов/команд могут быть использованы теги или выделенные атрибуты задач. 
• Whiteboards(Доски)
• Инструменты фиксации договорённости: Wiki.